Vad är en VD assistent?
En VD assistent, ofta benämnd som Executive Assistant (EA), är en senior roll inom Business Support. Till skillnad från en traditionell sekreterare eller administratör, vars arbete ofta är reaktivt, arbetar en VD assistent proaktivt. Rollen kräver en djup förståelse för bolagets affär, kultur och mål. Assistenten agerar som en förlängning av VD:n och hanterar allt från komplex kalenderlogistik och styrelseförberedelser till att agera gatekeeper och projektledare.
I dagens flexibla arbetsliv ser vi även en ökning av begreppet virtuell assistent (VA) kopplat till VD-stöd. Oavsett om stödet sker fysiskt på plats eller distansbaserat, är kärnan densamma: att skapa utrymme för ledarskap.
Vad gör en VD assistent egentligen?
| Steg i rekryteringsprocessen | Beskrivning | Mål |
|---|---|---|
| 1. Kravprofilering | Vi utmanar och hjälper dig att definiera exakt vilket stöd du behöver. Är det en administratör eller en strategisk partner med djupare affärsförståelse? | Tydliggöra rollens omfattning och nödvändiga kompetenser för att matcha dina specifika behov. |
| 2. Search och nätverk | De bästa assistenterna söker sällan jobb aktivt. Vi hittar dem genom våra upparbetade nätverk och proaktiva searchmetoder. | Identifiera och attrahera toppkandidater som kanske inte finns på den öppna marknaden. |
| 3. Personlighetsbedömning | Genom noggranna tester och intervjuer säkerställer vi att kandidatens arbetssätt, temperament och personkemi matchar dig som VD och din organisationskultur. | Säkerställa en optimal personlig och professionell matchning för ett långsiktigt och framgångsrikt samarbete. |
Arbetsuppgifterna för en VD assistent varierar stort beroende på bransch och bolagsstorlek, men kärnan handlar alltid om att strukturera och effektivisera. Här är några av de mest kritiska ansvarsområdena:
- Strategisk kalenderhantering: Inte bara att boka in möten, utan att prioritera dem utifrån affärsnytta och se till att det finns tid för förberedelser och reflektion.
- Information och kommunikation: Hantering av e-post, förberedelse av presentationer och utkast till intern eller extern kommunikation. En skicklig assistent kan svara med din röst.
- Mötes- och styrelsearbete: Förberedelse av dagordningar, sammanställning av styrelsematerial, protokollföring och uppföljning av beslutspunkter.
- Projektledning: Driva interna förändringsprojekt, planera företagsevenemang eller leda flytt av kontor.
- Reseplanering och logistik: Detaljerad planering av affärsresor, visumhantering och reseräkningar.
Skillnaden mellan en VD assistent och en Personal Assistant (PA)
Det är vanligt att begreppen blandas ihop, men det finns en distinkt skillnad som är viktig vid rekrytering. En Personal Assistant (PA) fokuserar ofta mer på individens privata sfär och praktiska vardagspussel för att underlätta livet utanför jobbet (även om arbetsuppgifterna kan överlappa). En VD assistent (EA) är strikt affärsorienterad. Deras främsta lojalitet ligger hos rollen och företaget, och de är insatta i organisationens strategiska agenda.
Varför behöver du en VD assistent? Fördelar och affärsnytta
Att anställa eller hyra in en VD assistent är en investering med direkt ROI. När vi matchar kandidater med ledare ser vi följande effekter:
1. Ökad produktivitet och fokus
Genom att delegera administrativt tunga uppgifter kan du som VD lägga 20–40 % mer tid på affärsutveckling, kundrelationer och ledarskap. Assistenten tar hand om ”bruset” så att du kan fokusera på signalen.
2. En agerande sparringpartner
En senior VD assistent fungerar ofta som ett bollplank. Eftersom de har insyn i ledningsgruppens arbete och konfidentiell information, kan de ge perspektiv och feedback som få andra medarbetare kan.
3. Kontinuitet och struktur
I tider av hög stress eller förändring är assistenten den som håller strukturen. De säkerställer att inget faller mellan stolarna och att deadlines hålls, vilket minskar stressen för hela ledningsgruppen.
Utmaningar vid rekrytering av VD assistent
| Roll | Primärt fokus | Exempel på ansvarsområden | Strategisk nivå |
|---|---|---|---|
| VD-assistent (EA) | Stöd till VD och/eller ledningsgrupp för att frigöra tid för strategiskt arbete. Affärsorienterad. | Strategisk kalenderhantering, styrelseförberedelser, projektledning, avancerad kommunikation. | Hög – fungerar som strategisk affärspartner. |
| Personal Assistant (PA) | Stöd till en individ, ofta med fokus på både professionella och viss privata angelägenheter. | Reseplanering (affärs- och privat), möteskoordinering, hantering av personliga ärenden, viss administration. | Medel – underlättar individens vardag. |
| Virtuell Assistent (VA) | Flexibelt distansbaserat stöd till en eller flera kunder/ledare. | E-posthantering, bokningar, research, enklare administrativt arbete, fakturering. | Låg till Medel – beroende på erfarenhet och uppdragets komplexitet. |
| Office Manager | Ansvar för kontorets dagliga funktioner och trivsel för alla medarbetare. | Inköp, lokalvård, reception, allmän kontorsservice, evenemangsplanering på kontoret. | Låg till Medel – fokuserar på kontorsmiljön. |
Att hitta rätt person för denna roll är en av de svåraste rekryteringarna att göra. Varför? För att kompetens bara är halva ekvationen. Den andra, och ofta viktigare delen, är personkemi och tillit.
- Personkemi: Ni kommer att arbeta extremt tätt. Assistenten måste förstå hur du tänker, hur du vill ha information presenterad och när du behöver vara ifred.
- Integritet: Rollen hanterar känslig information dagligen. Diskretion och lojalitet är absoluta krav.
- Proaktivitet: Många kandidater är duktiga på att utföra uppgifter, men färre har förmågan att förutse problem innan de uppstår. Det är den proaktiva förmågan som skiljer en bra assistent från en fantastisk.
Marknadstrender: Den moderna assistenten och ”Virtual Assistants”
Rollen som VD assistent genomgår en transformation. Digitaliseringen har automatiserat enklare administration, vilket ställer högre krav på analytisk förmåga och teknisk kompetens hos dagens assistenter.
Vi ser också en trend med Virtuella Assistenter (VA), ofta egenföretagare eller konsulter, som stöttar ledare på distans. Detta kan vara en utmärkt lösning för mindre bolag, startups eller som en interimslösning vid arbetstoppar. En virtuell VD assistent kan hantera mail, bokningar och research lika effektivt som någon på plats, ofta till en mer flexibel kostnad.
Så hjälper Jurek dig att hitta rätt matchning
På Jurek förstår vi att rekryteringen av en VD assistent är ett hantverk. Inom vårt specialistområde Business Support arbetar vi med ”specialister som rekryterar specialister”. Det innebär att vi har djup insikt i vad rollen kräver och kan bedöma kandidaternas kompetens bortom CV:t.
Vår process säkerställer:
- Kravprofilering: Vi utmanar och hjälper dig definiera exakt vilket stöd du behöver, är det en administratör eller en strategisk partner?
- Search och nätverk: De bästa assistenterna söker sällan jobb aktivt. Vi hittar dem genom våra upparbetade nätverk.
- Personlighetsbedömning: Genom tester och intervjuer säkerställer vi att kandidatens arbetssätt och temperament matchar ditt.
Oavsett om du söker en permanent rekrytering eller en flexibel konsultlösning, hjälper vi dig att säkra den kompetens som får din vardag att fungera smärtfritt.
Vanliga frågor om VD assistenter (FAQ)
Vilken utbildning bör en VD assistent ha?
Det finns ingen specifik utbildning som är ett absolut krav, men många har en bakgrund inom ekonomi, juridik, HR eller kommunikation. Erfarenhet väger ofta tyngre än utbildning i denna roll, men en akademisk examen kan vara fördelaktig för den analytiska förmågan.
Kan en VD assistent arbeta på distans?
Absolut. Många uppgifter är digitala. Dock föredrar många VD:ar en hybridlösning där assistenten finns fysiskt tillgänglig för avstämningar och för att fånga upp stämningar på kontoret, vilket är svårt helt på distans.
Hur mäter man prestationen hos en VD assistent?
Prestationen mäts bäst genom VD:ns effektivitet. Har VD:n fått mer tid till strategiskt arbete? Flyter administrationen smärtfritt? Feedback från styrelse och ledningsgrupp är också viktiga indikatorer.
Vad är skillnaden på en Office Manager och en VD assistent?
En Office Manager ansvarar för att kontoret som helhet fungerar (lokaler, inköp, trivsel) och servar alla medarbetare. En VD assistent arbetar dedikerat mot VD och/eller ledningsgruppen med fokus på deras specifika agenda och prioriteringar.
Om Jurek:
Jurek grundades 2006 av serieentreprenören Shervin Razani och är idag en av marknadsledarna inom rekrytering och konsultuthyrning med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Uppsala och London. Jurek är specialister inom områdena juridik, ekonomi, Bank & Finans, HR, Business Support, Marknad & Kommunikation och Life Science & Engineering. Jurek växer i snabb takt och har utsetts till Gasell-företag av Dagens Industri 6 år i rad. Jurek brinner för Talang på lika villkor och driver sedan 2017 den viktiga branschrapporten Jurekbarometern. www.jurekbarometern.se
Har ni ett kompetensbehov? Klicka här för att komma i kontakt med oss!
