Vad gör en HR-assistent?

En HR-assistent ansvarar för den operativa och administrativa driften inom HR-avdelningen, vilket inkluderar allt från upprättande av anställningsavtal till koordinering av onboarding och underhåll av personalsystem. Rollen är bred och varierar beroende på organisationens storlek, men kärnan handlar alltid om att skapa struktur och service. Genom att hantera det dagliga flödet av personalfrågor säkerställer assistenten att lagar och regler efterlevs samtidigt som processerna flyter smidigt.

Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden

Arbetsdagarna för en HR-assistent präglas ofta av variation och högt tempo. För att ge en tydlig bild av rollens omfattning har vi listat de mest centrala arbetsuppgifterna:

  • Personaladministration: upprätta anställningsavtal, intyg och hantera uppsägningsdokumentation enligt gällande arbetsrätt (LAS).
  • Rekryteringsstöd: publicera platsannonser, göra urval, boka intervjuer och hantera kandidatkommunikation.
  • Onboarding och Offboarding: säkerställa att nyanställda får rätt introduktion och utrustning, samt administrera processen när medarbetare slutar.
  • Systemförvaltning: uppdatera och kvalitetssäkra data i HR-system (t.ex. Workday, SD Worx eller motsvarande lönesystem).
  • Löneadministration: förbereda löneunderlag och hantera tidrapportering.
  • Utbildningskoordinering: boka utbildningar och administrera kompetensutvecklingsinsatser.

Varför är HR-assistenten kritisk för affärsnyttan?

En kompetent HR-assistent minskar den administrativa bördan för seniora HR-roller med upp till 40 %, vilket möjliggör ett större fokus på strategisk organisationsutveckling och ledarstöd. Utan denna funktion riskerar HR-chefer och specialister att fastna i transaktionella uppgifter, vilket sänker avdelningens totala leveransförmåga. Dessutom är HR-assistenten ofta ansiktet utåt mot både kandidater och anställda. Ett professionellt bemötande i dessa tidiga skeden bygger förtroende för arbetsgivarens varumärke (Employer Brand).

Kompetenskrav: vad vi letar efter vid rekrytering

För att lyckas i rollen som HR-assistent krävs en kombination av formell utbildning, administrativ noggrannhet och hög servicekänsla. När vi matchar kandidater med våra uppdragsgivare tittar vi bortom CV:t för att hitta personer som har rätt inställning och potential att växa. Marknaden efterfrågar idag kandidater som är systemvana och snabbt kan sätta sig in i digitala verktyg.

Utbildning och erfarenhet

  • Akademisk bakgrund: vanligtvis en kandidatexamen inom personalvetenskap (PA-programmet), arbetsvetenskap eller motsvarande yrkeshögskoleutbildning.
  • Arbetsrättslig kunskap: grundläggande förståelse för svensk arbetsrätt, kollektivavtal och GDPR är ett absolut krav.
  • Systemvana: erfarenhet av HR-system och mycket goda kunskaper i Excel och Office-paketet.
  • Språk: flytande svenska och engelska i tal och skrift är standardkrav hos de flesta av våra kunder.

Personliga egenskaper

I en serviceroll som denna är integritet och sekretess A och O. En duktig HR-assistent måste kunna hantera känslig information med stor diskretion. Vi söker efter individer som är:

  • Strukturerade: förmåga att organisera och prioritera bland många parallella uppgifter.
  • Serviceinriktade: en vilja att alltid hjälpa chefer och medarbetare med ett lösningsorienterat förhållningssätt.
  • Kommunikativa: tydlig och empatisk i sin kommunikation.

Löneläge för HR-assistenter 2024

Genomsnittslönen för en HR-assistent i Sverige ligger mellan 30 000 och 42 000 SEK per månad, beroende på erfarenhet, geografisk placering och ansvarsområden. Ingångslöner för nyexaminerade personalvetare ligger ofta i det lägre spannet, medan assistenter med några års erfarenhet och bredare ansvar (exempelvis inom lön eller specialistrekrytering) ligger högre. Vid interimsuppdrag kan ersättningsnivåerna variera baserat på uppdragets komplexitet och längd.

Rekrytera eller hyra in en HR-assistent?

Valet mellan att rekrytera fast personal eller ta in en konsult beror på era specifika behov, tidsramar och långsiktiga mål. Vi hjälper er att analysera situationen för att hitta den mest kostnadseffektiva och kvalitativa lösningen.

Nedan följer en jämförelse av de olika faktorerna för att underlätta ert beslut:

  • Behov: en tillsvidareanställning passar bäst när målet är en långsiktig uppbyggnad av teamet och företagskulturen. En interimskonsult är däremot det rätta valet för att snabbt täcka upp vid sjukskrivning, föräldraledighet eller tillfälliga arbetstoppar.
  • Startsträcka: att rekrytera fast personal kräver tid för både själva processen och uppsägningstider, medan en konsult ofta kan vara på plats och operativ inom 48 timmar.
  • Kostnad: en rekrytering innebär en lägre löpande kostnad men kräver en högre initial investering i tid. En konsultlösning medför en högre timkostnad, men erbjuder i gengäld total flexibilitet och inga arbetsgivaravgifter för företaget.
  • Kompetens: en fast anställd formas och utvecklas tillsammans med företaget över tid, medan konsulten är en erfaren specialist som är produktiv och levererar värde från dag ett.

Om Jurek:

Jurek grundades 2006 av serieentreprenören Shervin Razani och är idag en av marknadsledarna inom rekrytering och konsultuthyrning med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Uppsala och London. Jurek är specialister inom områdena juridik, ekonomi, Bank & Finans, HR, Business Support, Marknad & Kommunikation och Life Science & Engineering. Jurek växer i snabb takt och har utsetts till Gasell-företag av Dagens Industri 6 år i rad. Jurek brinner för Talang på lika villkor och driver sedan 2017 den viktiga branschrapporten Jurekbarometern. www.jurekbarometern.se

Har ni ett kompetensbehov? Klicka här för att komma i kontakt med oss!