Att sammanfatta en receptionistroll och vad det innebär är inte helt enkelt och därav kan det vara svårt att sammanfatta allt i en arbetsbeskrivning. Det krävs alltså en hel del av den person som ska inneha rollen! Du ska vara driven och initiativrik, men samtidigt prestigelös. Du ska ha en stor social kompetens och vara ansiktet utåt för ett företag – du är ju den första en besökare träffar, men samtidigt ha ett sinne för teknik och system. Du ska kunna projektleda, vara en eventplanerare för personalfesterna och vara lösningsorienterad när VD:n glömt att boka mötesrum och alla rum är upptagna.

Kort och gott behöver du vara flexibel och kunna lösa uppgifter och problem när de dyker upp, utöver den vanliga listan på rutinuppgifter. Vi ser även att det blir allt vanligare att arbetsgivare även efterfrågar att receptionisten ska vara ansvarig för exempelvis varumärkets sociala medier och internkommunikationen på arbetsplatsen.

Som receptionist ska du också ”ha alla svaren” – dina medarbetare kommer komma till dig med i princip allt mellan himmel och jord. Och kan du inte svaret ska du i alla fall veta vem som gör det, och hänvisa din kollega rätt. Att sammanfatta allt såhär gör att det kan tolkas som en nästan omöjlig roll, och att hitta duktig receptionist är inte det enklaste!

”Nästan alla kandidater jag träffar på intervju säger samma sak, att varierande arbetsuppgifter är bland det viktigaste i ett arbete” säger Elin Olofsson, Business Manager & Team Leader för Jureks Talent Management. Hon fortsätter – ”Det är en av fördelarna med rollen, men här är det enormt viktigt med rätt person på rätt plats! Det ska vara en person med hög servicekänsla – då det är en serviceroll som riktar sig både externt och internt i företaget. Och det är viktigt att vara prestigelös då arbetsuppgifterna ligger högt och lågt. En annan aspekt är också att samtidigt som arbetsuppgifterna är flexibla, är tiderna inte det. En av arbetsuppgifterna är att faktiskt vara på plats och vara tillgänglig och det ska man vara okej med.”

Vi passade även på att fråga en av våra egna receptionister, Towe Karlsson, om hon känner igen sig i beskrivningen:

– Ja det gör jag verkligen! Det är svårt att beskriva rollen enkelt eftersom man gör allt möjligt på jobbet. Vi receptionister är besökarnas första intryck av oss som företag så det är viktigt att vi ger ett bra bemötande och får de att känna sig välkomna! 

Vad skulle du säga är det bästa med jobbet?

– Det är att man får en så bred och bra inblick i hela organisationen! Just eftersom vi får så många frågor och är insatta i olika uppgifter behöver man snabbt lära sig om alla affärsområden och delar i företaget. Vi skulle kunna säga att vi kan ”lite om mycket”, men efter ett tag kan man faktiskt mycket om mycket! Sen är vi spindeln i nätet ofta, och har därmed koll på nästan allt vilket är roligt!

 Vad är dina bästa tips till andra receptionister?

– Var prestigelös och inte rädd för att ta egna initiativ. Var observant på vad som behövas göras och försök att alltid ligga steget före. Planering är key!

Tack!